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CodeCraft Solutions

Prozessautomatisierung für KMU in Tirol und Wien

Belege, Angebote und Terminerinnerungen erledigen sich von selbst – mit Ihren bestehenden Programmen. Festpreis, Ihre Programme bleiben, Daten in der EU.

Erstgespräch vereinbaren
Illustration: Dokumente laufen durch eine Verarbeitungseinheit mit Zahnrädern und landen sortiert in zwei Ablagen

Kennen Sie das?

Freitagabend sitzen Sie über den Belegen für den Steuerberater. Anfragen liegen drei Tage im Postfach, weil keiner zuständig ist. Für ein Angebot brauchen Sie zwei Stunden, obwohl die Hälfte immer gleich ist. Und dieselben Kundendaten tippen Sie in drei verschiedene Programme.

Kleine Handgriffe, die sich jeden Tag wiederholen und zusammen Stunden kosten. Der Computer übernimmt das Abtippen, Sortieren und Ablegen, den technischen Teil übernehmen wir.

Typische Abläufe, die wir automatisieren

So klingt es im Alltag – und das passiert danach im Hintergrund.

„Die Belege fressen meinen Freitag.“
Rechnungen aus dem Postfach und Handyfotos werden erkannt, benannt und abgelegt oder an Ihr Buchhaltungsprogramm übergeben. Sie prüfen nur die Ausnahmen.
„Für ein Angebot brauche ich zwei Stunden.“
Aus der Anfrage per Formular oder E-Mail entsteht ein Angebotsentwurf mit den Positionen aus Ihrer Preisliste. Sie prüfen und schicken ab.
„Rechnungen schreibe ich erst Wochen später.“
Sobald ein Auftrag als erledigt markiert ist, entsteht die Rechnung in Ihrem bestehenden Programm.
„Anfragen bleiben liegen.“
E-Mails werden nach Thema sortiert und an die zuständige Person weitergeleitet, die Eckdaten landen in der Kundenliste. Die Antwort schreibt ein Mensch.
„Ich tippe dieselben Daten in drei Programme.“
Shop, Warenwirtschaft und Excel-Listen gleichen sich automatisch ab, statt dass jemand kopiert.
„Wartungstermine vergessen wir.“
Erinnerungen an Kund:innen und Team gehen rechtzeitig und nach festen Regeln automatisch raus.

Was sich ändert: ein Beispiel

Vorher: Beleg für Beleg per Hand

  • E-Mail öffnen
  • Anhang speichern
  • Datei umbenennen
  • Im richtigen Ordner ablegen
  • Betrag und Lieferant in die Liste tippen

Nachher

  • Belege werden automatisch erkannt, benannt und abgelegt.
  • Sie sehen nur noch die unklaren Fälle, etwa ein unscharfes Foto.

Viele Abläufe kommen ganz ohne KI aus und folgen festen Regeln. Wo ein KI-Modell hilft, etwa beim Auslesen von Belegen, sehen Sie die unsicheren Fälle und entscheiden selbst.

Wie viel Zeit das bei Ihnen spart, rechnen wir im Check mit Ihren echten Zahlen. Bei wenigen Fällen im Monat lohnt es sich oft nicht, auch das sagen wir.

Lohnt sich das für mich?

  • Der Ablauf wiederholt sich, täglich oder mindestens jede Woche.
  • Er folgt festen Regeln, die Sie einer neuen Mitarbeiterin erklären könnten.
  • Die Daten liegen schon digital vor: E-Mail, PDF, Excel, Webformular.
  • Er kostet Sie oder Ihr Team jede Woche spürbar Zeit.
  • Fehler lassen sich früh erkennen, bevor sie teuer werden – etwa, weil ein Mensch kurz prüft, bevor etwas rausgeht.

So läuft's ab

  1. Erstgespräch

    30 Minuten, kostenlos. Sie erzählen, wo Zeit verloren geht.

  2. Automatisierungs-Check

    Wir sehen uns Ihre Abläufe mit Ihren echten Zahlen an und liefern eine priorisierte Liste: was sich lohnt, was es kostet und was Sie besser lassen.

  3. Umsetzung mit echten Fällen

    Der neue Ablauf läuft zuerst parallel zum alten, bis beide dasselbe Ergebnis liefern.

  4. Übergabe und Betreuung

    Eine kurze Anleitung in Klartext. Ändert sich etwas, passen wir den Ablauf an.

Kontrolle und Transparenz

Wo ein KI-Modell eingesetzt wird, nennen wir den Anbieter vorab.

Server in der EU
Anbieter und Standort stehen im Angebot.
Protokolliert
Jeder Schritt wird mitgeschrieben, Fehler melden sich.
Mensch gibt frei
Auf Wunsch, bevor etwas nach außen geht oder Geld bewegt wird.
Jederzeit abschaltbar
Sie können wieder händisch arbeiten.

Häufige Fragen

Was kostet eine Automatisierung?

Den Einstieg bildet der Automatisierungs-Check, der bei einer Umsetzung voll angerechnet wird. Danach bekommen Sie für jeden Ablauf einen Festpreis, bevor wir beginnen. Dazu kommen laufende Kosten für Server und Programme, die wir Ihnen vorab nennen.

Wie lange dauert es, bis der Ablauf läuft?

Ein einzelner, klar abgegrenzter Ablauf ist meist in wenigen Wochen umgesetzt. Den Zeitplan bekommen Sie mit dem Festpreisangebot.

Lohnt sich das auch für einen kleinen Betrieb?

Oft gerade dort, weil die Routinearbeit bei wenigen Leuten hängen bleibt – nicht selten bei der Chefin oder beim Chef. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern wie oft sich ein Ablauf wiederholt. Bei wenigen Fällen im Monat raten wir ab.

Muss ich meine Software wechseln?

Nein. Wir bauen auf den Programmen auf, die Sie schon verwenden. Bei Buchhaltungssoftware wie BMD, RZL oder DATEV liefern wir zu und ersetzen nichts.

Brauche ich dafür IT-Kenntnisse?

Nein. Sie arbeiten weiter in Ihren gewohnten Programmen. Den technischen Teil richten wir ein, und Sie bekommen eine kurze Anleitung in Klartext.

Was passiert, wenn etwas hakt?

Jeder Schritt wird protokolliert, und Fehler melden sich, statt still liegen zu bleiben. Ändert sich etwas, etwa ein Formular oder ein Programm, passen wir den Ablauf an. Im Notfall schalten Sie ihn ab und arbeiten wie bisher von Hand weiter.

Wo liegen meine Daten?

Auf Servern in der EU. Anbieter und Standort stehen schriftlich im Angebot. Wenn ein KI-Modell eingesetzt wird, nennen wir den Anbieter vorab.

Gibt es dafür eine Förderung?

Möglicherweise. In Tirol fördert die Digitalisierungsförderung Kleinstbetriebe mit 30 % ab 5.000 € Projektkosten, in Wien die Wirtschaftsagentur mit 50 % ab 10.000 € (letzte Frist 31.12.2026). Der Antrag muss vor Projektstart gestellt werden. Ob Ihr Projekt passt, klären wir vorab mit der Förderstelle. Stand: Oktober 2026.

Was ist der Unterschied zu ChatGPT?

In ChatGPT tippen Sie selbst etwas ein und kopieren das Ergebnis weiter. Unsere Abläufe laufen im Hintergrund zwischen Ihren Programmen, ohne dass jemand kopiert. Ein KI-Modell ist dabei, wenn überhaupt, ein kleiner Baustein.

Wie viele Stunden pro Woche tippen Sie Daten ab?

Erzählen Sie uns, was Sie im Büro aufhält. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen ehrlich, ob sich eine Automatisierung für Sie lohnt.

Erstgespräch vereinbaren oder direkt an office@codecraftsolutions.at schreiben

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